👋🏼Національний демократичний інститут — неприбуткова організація, що працює над підтримкою та зміцненням демократичних інституцій у всьому світі шляхом посилення участі громадян у прийнятті рішень, відкритості та підзвітності уряду. Програми НДІ фінансуються Агентством США з міжнародного розвитку (USAID), Урядом Сполученого Королівства Великої Британії та Північної Ірландії, Урядом Швеції, Урядом Канади, Національним фондом демократії та іншим донорами. НДІ разом з партнерами працює в Україні з 1992 року.
✅НДІ шукає адміністративного\-ну асистента\-тку на повний робочий день, для підтримки ефективного функціонування НДІ офісу в Україні. В особливості основний обов’язок АА – підтримка адміністративних функцій під безпосереднім керівництвом Адмін/Фін Директора, і, зрештою, Операційного директора та Директора НДІ в Україні. Ця посада вимагає високого ступеня уважності, розсудливості, позитивного настрою, бажання і готовності допомагати у роботі іншим в організації. Ця позиція не передбачає супервайзерських обов’язків.
💻Обов’язки:
● Координувати повсякденні функції офіс менеджменту, такі як: зустріч відвідувачів офісу, моніторинг звичайної та електронної кореспонденції НДІ, відповідати на телефонні дзвінки, координувати роботу водія, забезпечувати офіс всім необхідним для його функціонування;
● Здійснювати адміністративну підтримку офісу: отримувати, реєструвати, сканувати договори та інші фінансові документи у відповідності до встановленого порядку;
● Вести облік основних засобів через регулярну перевірку та моніторинг використаних/придбаних товарів (канцелярських приладь, миючих засобів, тощо);
● Підтримування HR-функцій шляхом: листування з потенційними кандидатами на посади в НДІ протягом всіх етапів рекрутменту, перевірка табелів обліку робочого часу та відстеження залишків відпусток;
● Підтримка процесу отримання віз та тимчасових посвідок на проживання для міжнародних співробітників та консультантів;
● Організовувати онлайн та офлайн зустрічі для офісу.
● Організовувати логістику для консультантів і персоналу;
● Підтримувати діяльності NDI шляхом бронювання номерів у готелі, організації транспортування, розрахунку та виплати відшкодувань учасникам, серед інших обов’язків, коли це необхідно;
● Надавати письмові переклади українсько-англійською та англійсько-українською мовами, якщо це необхідно для підготовки кореспонденції, документів та звітів;
● Забезпечувати канцелярську підтримку та ведення календаря вищому керівництву;
● Виконувати інші обов’язки за дорученням керівника(ів), навіть поза робочим часом.
❗️Вимоги:
● Бакалаврський диплом бажано в сферах бізнес-адміністрування, права або в іншій суміжній галузі;
● Мінімум 4 роки відповідного досвіду роботи в адміністративному або операційному менеджментах;
● Знання регуляцій в сфері донорства, в особливості урядами США, Великобританії, Канади та Швеції;
● Сильні організаторські здібності з високою увагою до деталей;
● Значний досвід у роботі з постачальниками, включаючи заключення контрактів та перевірку документів;
● Вміння організувати міжкоманду співпрацю;
● Високі навички ефективного тайм мендежменту, вирішення проблем та робочої етики;
● Вільне володіння українською мовою (обов’язково); вільне володіння письмовою та усною англійською мовою (обов’язково);
● Здатність до пріоритизування завдань, та роботи під тиском;
● Володіння хорошими комунікаційними навичками для побудови взаємостосунків з людьми на всіх рівнях, партнерами, міжнародними консультантами та партнерами, політичними акторами, та представниками НГО спільнот;
● Вміння працювати як у команді так і самостійно;
● Знання Google Apps (Gmail, Calendar, Google Drive, G+, тощо);
● Готовність працювати поза робочими годинами, за потреби.
📨Правила подачі: Відповідні кваліфіковані кандидати/тки повинні надіслати резюме та мотиваційний лист англійською мовою на електронну адресу: ukraine@ndi.org, з темою листа (Ref: Administrative Assistant). Надіслане резюме та мотиваційний лист повинні свідчити про Вашу зацікавленість та необхідну кваліфікацію для цієї позиції. Документи мають бути відправлені, як один PDF файл.
⏰Термін подачі: Термін подачі заявок – до 28 січня 2022 року. На письмовий тест будуть запрошені тільки попередньо відібрані кандидати. За результатами письмового тесту тільки фіналісти будуть запрошені на інтерв’ю.
☀️НДІ вітає та підтримує різноманітне, інклюзивне робоче середовище. Таким чином, наше зобов’язання полягає в тому, щоб забезпечити рівні можливості працевлаштування для всіх кандидатів/ок, які шукають роботу, та працівників/ць. НДІ приймає рішення щодо працевлаштування, засноване на організаційних потребах, вимогах до роботи та індивідуальній кваліфікації без урахування таких підстав, як вік, інвалідність, сімейний стан, сексуальна орієнтація, гендерна ідентичність або вираження тощо.
